Od dnia 15 marca 2018 roku składanie m.in. sprawozdań finansowych do Krajowego Rejestru Sądowego odbywa się według nowych zasad. Co istotne zasady te znajdują zastosowanie do składanych sprawozdań finansowych za wszystkie lata ubiegłe, tj. nie tylko za rok obrotowy 2017.
Nowe zasady zostały wprowadzone ustawą z 26 stycznia 2018 r. o zmianie ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2018 r., poz. 398). Ustawą tą dodano do ustawy o KRS art. 19e. Zgodnie z treścią ust. 1:
Złożenie dokumentów, o których mowa w art. 69 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, następuje przez zgłoszenie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego udostępnionego do tego celu przez Ministra Sprawiedliwości.
Przepis art. 69 ustawy o rachunkowości dotyczy dokumentów takich jak:
Tym samym począwszy od 15 marca 2018 r. nie ma już możliwości złożenia sprawozdania finansowego w formie papierowej do Krajowego Rejestru Sądowego. Od dnia 15 marca 2018 roku sprawozdania finansowe przekazywane powinny być wyłącznie w formie elektronicznej, zaś złożenie dokumentów sprawozdania finansowego w formie papierowej jest bezskuteczne.
Ustawodawca wprowadzając powyższą regulację przewidział jednak okres przejściowy od 15 marca 2018 roku do 30 września 2018 roku, w którym dopuszcza się możliwość przekazania sprawozdania finansowego w formie zeskanowanych dokumentów.
Jak to zrobić?
Należy sporządzić sprawozdanie finansowe tradycyjnie, po podpisaniu zeskanować je, tworząc elektroniczną kopię (skan- każda strona powinna być osobnym plikiem), podpisać tę kopię zgodnie z art. 38 ust. 2 ustawy nowelizującej (opatrzyć kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP przez osobę, której nr PESEL jest uwidoczniony w KRS) i zgłosić do repozytorium dokumentów finansowych za pośrednictwem system teleinformatycznego z wykorzystaniem następującej strony https://ekrs.ms.gov.pl/. Po dotarciu na tę stronę należy wybrać opcję „Bezpłatne zgłaszanie dokumentów finansowych”, zalogować się i zastosować się do podanych instrukcji.
W przypadku braku konta w systemie teleinformatycznym należy na stronie głównej wybrać opcję „S24-Rejestracja spółki Inne wnioski”, po przejściu na kolejną stronę wybrać opcję „Utwórz konto” (w lewym dolnym rogu) i na kolejnych stronach dokonać czynności, dzięki którym zostanie utworzone konto w systemie teleinformatycznym.
Powyższe zasady obowiązują również w przypadku złożenia oświadczenia o braku obowiązku sporządzenia i złożenia rocznego sprawozdania finansowego (w przypadku spółek jawnych i partnerskich).
Kolejno z dniem 1 października 2018 r. wchodzą w życie kolejne zmiany wprowadzone ustawą z 26 stycznia 2018 r., tym razem dotyczące ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości. Od tego dnia wejdzie w życie obowiązek:
– sporządzania sprawozdań finansowych wyłącznie elektronicznie i
– podpisywania ich kwalifikowanym podpisem lub zaufanym profilem ePUAP (do tego dnia sprawozdania mogą być podpisywane ręcznie, natomiast kwalifikowanym podpisem lub zaufanym profilem ePUAP muszą być podpisywane skany przesyłane do KRS).