NOWE UMOWY POWIERZENIA DANYCH OSOBOWYCH – DO 25 MAJA 2018 R. OBOWIĄZEK DOSTOSOWANIA DO NOWYCH PRZEPISÓW RODO.
Nowe przepisy RODO, które zaczną obowiązywać każdego przedsiębiorcę od 25 maja 2018 r., regulują przedmiot umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych w dużo szerszym zakresie, niż miało do miejsce dotychczas. Dlatego tak istotne znaczenie będzie miało sporządzenie właściwie skonstruowanej umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych. W szczególności, iż zawarcie takiej umowy będzie obowiązkiem a nie uprawnieniem administratora danych i podmiotu przetwarzającego.
Kiedy stosować umowę powierzenia ?
W każdym przypadku gdy Państwa firma korzysta z usług innych przedsiębiorstw choćby w zakresie księgowości czy BHP albo ochrony obiektu przedsiębiorstwa, są Państwo jako Administratorzy danych zobowiązani do zawarcia umowy powierzenia z firmą zewnętrzną jako podmiotem przetwarzającym. Najczęściej występujące przykłady „ współpracy” uzasadniająca zawarcie takiej umowy :
W takich przypadkach, w myśl nowych przepisów RODO, będą Państwo zobowiązani do zawarcia umów powierzenia na nowych, tamże wskazanych zasadach.
Co powinna zawierać umowa powierzenia ?
Właściwe jej skonstruowanie będzie leżeć w Państwa interesie bowiem może ograniczyć stosowanie wobec Państwa kar za nieprzestrzeganie nowych wymogów RODO.
Nowe przepisy mocno uszczegóławiają tą materię i umowa taka powinna zawierać :
Dodatkowe, wcześniej nie stosowane obowiązki:
Nowym obowiązkiem, który na gruncie nowego RODO, należy spełnić jeszcze przed podpisaniem umowy o powierzeniu jest sprawdzenie podmiotu, któremu mają zostać powierzone dane. Zgodnie z przepisami RODO administrator powinien korzystać wyłącznie z usług podmiotów, które zapewniają wystarczające gwarancje wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjny, by przetwarzanie spełniało wymogi RODO i chroniło prawa osób, których dane dotyczą.
Dalej, uregulowano także możliwość podpowierzenia danych kolejnym podmiotom, co w dotychczas obowiązujących przepisach było przemilczane.
Czasu do obowiązywania nowych zapisów wynikających z RODO pozostało niewiele. Administratorzy danych, a więc prawie każda działalność gospodarcza powinna jak najszybciej stworzyć nowe, odpowiadające wymogom Rozporządzenia, umowy powierzenia lub dokonać weryfikacji już zawartych i niezwłocznie, nie później niż do dnia 25 maja 2018 r., aneksować.