Wtorek, 14 lipca 2020 roku
NEWSLETTER
02/07/2020
Szanowni Państwo,
Z przyjemnością prezentujemy newsletter przygotowany przez specjalistów Kancelarii Adwokackiej KPLA Kasolik, Pawlus-Łapa Adwokacka Spółka Partnerska. Niniejszy newsletter w sposób zbiorczy przedstawia najważniejsze zmiany wprowadzone w obowiązującym stanie prawnym, podatkach, rachunkowości oraz kadrach. Zachęcamy do śledzenia wpisów, w celu pozyskania niezbędnych informacji pozwalających w pełni i swobodnie prowadzić działalność gospodarczą. W przypadku pytań związanych z treścią zaprezentowaną w artykule pozostajemy do Państwa dyspozycji.
1. CENTRALNY REJESTR BENEFICJENTÓW RZECZYWISTYCH – DODATKOWY DZIEŃ NA ZGŁOSZENIE INFORMACJI DO SYSTEMU – Pierwotnie termin na zgłoszenie Beneficjentów Rzeczywistych przypadał 13 lipca 2020 roku, jednak z uwagi na wzmożone zainteresowanie oraz wielość wpisów serwery Portalu Podatkowego przestały prawidłowo funkcjonować. Dokonanie wpisu do CRBR było znacznie utrudnione, bowiem serwery nie przyjmowały informacji. Na podstawie art. 60 ust. 3 ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu przedstawiciele Ministerstwa Finansów stwierdzili zakłócenie w funkcjonowaniu systemu teleinformatycznego obsługującego CRBR. W związku z powyższym, termin dokonania zgłoszenia informacji o Beneficjentach Rzeczywistych przesunięto na 14 lipca 2020 roku! Przedstawiciele spółek, którzy nie zdążyli zamieścić wpisu w poniedziałek, nie poniosą negatywnych konsekwencji.
Przypominamy, iż nowy rejestr ma ułatwić rozpoznawanie tożsamości osób fizycznych sprawujących kontrolę nad działalnością spółek w rozbudowanej strukturze przedsiębiorstw i przyczynić się do skuteczniejszej walki z przestępstwami gospodarczymi oraz praniem brudnych pieniędzy. Prawidłowe wdrożenie nowych przepisów oraz aktualizację danych w rejestrze mają zapewnić wysokie kary finansowe wynoszące nawet 1.000.000,00 zł! Odpowiedź na pytanie: Kto jest beneficjentem rzeczywistym? nie zawsze jest prosta, pomimo definicji zawartej w ustawie.
Zgodnie z nowym terminem, spółki mają czas do 14 lipca 2020 roku na zgłoszenie Beneficjentów Rzeczywistych!
Beneficjent Rzeczywisty to osoba fizyczna sprawująca bezpośrednio lub pośrednio kontrolę nad spółką, poprzez posiadane uprawnienia, które wynikają z okoliczności prawnych lub faktycznych, umożliwiające wywieranie decydującego wpływu na czynności lub działania podejmowane przez spółkę albo osoba w imieniu, której są nawiązywane stosunki gospodarcze lub jest przeprowadzana transakcja okazjonalna.
To jednak nie wszystko, bowiem ustawa wprowadza dodatkowe przesłanki. W przypadku spółki, Beneficjentem Rzeczywistym jest:
a) Osoba fizyczna będąca udziałowcem lub akcjonariuszem spółki, której przysługuje prawo własności więcej niż 25% ogólnej liczby udziałów lub akcji,
b) Osoba fizyczna dysponująca więcej niż 25% ogólnej liczby głosów w organie stanowiącym spółki, także jako zastawnik albo użytkownik lub na podstawie porozumień z innymi uprawnionymi do głosu,
c) Osoba fizyczna sprawująca kontrolę nad osoba prawną lub osobami prawnymi, którym łącznie przysługuje prawo własności więcej niż 25% ogólnej liczby udziałów lub akcji spółki lub łącznie dysponują więcej niż 25% ogólnej liczby głosów w organie spółki, także jako zastawnik albo użytkownik lub na podstawie porozumień z innymi uprawnionymi do głosu,
d) Osobę fizyczną sprawująca kontrolę nad spółką przez posiadanie w stosunku do niej uprawnień, o których mowa w art. 3 ust. 1 pkt 37 ustawy o rachunkowości (tzw. jednostkę dominującą sprawującą kontrolę nad jednostką zależną),
e) Osoba fizyczna zajmująca wyższe stanowisko kierownicze w organach spółki w przypadku udokumentowania braku możliwości ustalenia lub wątpliwości, co do tożsamości osób fizycznych określonych w powyższych punktach oraz w przypadku stwierdzenia podejrzeń prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu.
Obowiązek rejestracji nie dotyczy spółek cywilnych oraz jednoosobowych działalności gospodarczych! Elektronicznego zgłoszenia do Rejestru Beneficjentów musi dokonać osoba posiadająca prawo do reprezentacji spółki, a nie beneficjent rzeczywisty! Dane nie mogą być wpisane przez pełnomocnika
Termin dokonania zgłoszenia zależy od momentu rejestracji spółki:
a) Spółki utworzone przed 13 października 2019 roku muszą dokonać zgłoszenia do 14 lipca 2020 roku,
b) Spółki utworzone po 13 października 2019 roku dokonują zgłoszenia w ciągu 7 dni roboczych od dnia rejestracji spółki w Rejestrze Przedsiębiorców KRS.
Zmiana danych w KRS powoduje obowiązek aktualizacji danych w Centralnym Rejestrze Beneficjentów Rzeczywistych. Zgłoszenie nowych danych musi nastąpić w ciągu 7 dni roboczych od dnia ich wystąpienia. Należy pamiętać, iż część zmian obowiązuje od momentu ich dokonania, natomiast pozostałe zmiany są ważne od czasu wpisania ich do Rejestru Przedsiębiorców KRS!
Definicja zawarta w ustawie jest rozbudowana i wywołuje wątpliwości interpretacyjne, stąd zalecane jest zgłaszanie akcjonariuszy, udziałowców, menedżerów spółki, członków zarządu, osób uprawnionych do reprezentacji przedsiębiorstwa oraz członków kadry zarządzającej sprawujących kierownicze stanowiska mających wpływ na sprawy spółki, z uwagi na wysokie kary grożące za brak wykonania obowiązku. Wpisanie do rejestru osoby nie będącej Beneficjentem Rzeczywistym nie jest karane.
2. REJESTR DOKUMENTÓW PUBLICZNYCH – Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji udostępniło Rejestr Dokumentów Publicznych zawierający informacje o wyglądzie dokumentów publicznych występujących w Polsce, ze wskazaniem stosowanych zabezpieczeń. Nowe rozwiązanie ma pomóc w walce z fałszerstwami i wyłudzaniem kredytów. System jest dostępny pod adresem: gov.pl/app/rdp i zawiera najpopularniejsze wzory dokumentów takie jak: dowód osobisty, paszport oraz karta pobytu
3. WYTYCZNE UODO DOTYCZĄCE BEZPIECZNEJ WIDEOKONFERENCJI – Urząd Ochrony Danych Osobowych wydał zalecenia mające służyć poprawie bezpieczeństwa przeprowadzania wideokonferencji, które, z uwagi na stan epidemii oraz pracę zdalną stały się bardzo popularne. Telekonferencja umożliwia zdalne komunikowanie się wielu osób oraz zdecydowaną oszczędność czasu
Pierwszym krokiem jest wybór platformy lub programu służącego do kontaktu on-line. Na rynku dostępnych jest wiele rozwiązań, większość pozostaje bezpłatna. Bezwzględnie wymagane jest zapoznanie się z regulaminem lub ogólnymi warunkami użytkowania udostępnionymi przez podmiot świadczący usługi. Należy sprawdzić, czy rozmowy będą nagrywane i przechowywane przez dostawcę. Warto zwrócić uwagę na zakres przekazywanych danych osobowych i cel ich przetwarzania.
Istotnym aspektem pozostaje możliwość dołączenia do wideokonferencji. Zalecane jest korzystanie z mechanizmów zabezpieczających dostęp przykładowo obligatoryjne podanie hasła lub PIN-u, który ogranicza dostęp do czatu, szczególnie jeśli spotkanie on-line ma charakter biznesowy oraz poufny.
Warto wspomnieć, iż większość programów automatycznie włącza mikrofon oraz kamerę internetową w momencie przystąpienia do wideokonferencji. Kontrolowanie stanu mikrofonu oraz kamerki umożliwi przekazywanie treści, które użytkownik chce udostępnić, a także zapewni komfort innym uczestnikom, którzy nie będą słyszeli pogłosu i innych niechcianych dźwięków.
Udostępnianie obrazu, pulpitu lub prezentacji powinno nastąpić po zminimalizowaniu albo zamknięciu wszystkich pozostałych okien aplikacji. Tym samym osoby nieuprawnione nie zobaczą treści, która nie jest dla nich przeznaczona. Bardzo przydatną opcją jest maskowanie tła, które uniemożliwia wyświetlania otoczenia, w którym się przebywa.
Wykonywanie rozmów służbowych powinno odbywać się, poprzez szyfrowane połączenie VPN. Ważne jest, aby nie udostępniać indywidualnego linku umożliwiającego dołączenie do wideokonferencji. Jeśli link znajdzie się w nieuprawnionych rękach, możliwe będzie podszywanie się pod osobę, dla której odnośnik został przeznaczony.
Po zakończeniu telekonferencji należy wyłączyć kamerę i mikrofon, a także sprawdzić czy aplikacja została prawidłowo zamknięta. Nawet, jeśli program działa w tle powinno się go wyłączyć.
Przestrzeganie powyższych reguł zapewni ochronę danych osobowych oraz poprawi bezpieczeństwo uczestników wideokonferencji, w tym udostępnienie niechcianych treści. Okres pandemii spowodował zintensyfikowanie się ataków hackerskich. Zwiększona aktywność w sieci niestety sprzyja cyberprzestępczości, która stała się zjawiskiem powszechnym.
KPLA Kasolik, Pawlus-Łapa Adwokacka Spółka Partnerska
Szczepański 5/108, 31-011 Kraków
e-mail: kancelaria@kpla.com.pl