Wtorek, 2 czerwca 2020 roku
NEWSLETTER
01/06/2020
Szanowni Państwo,
Z przyjemnością prezentujemy newsletter przygotowany przez specjalistów Kancelarii Adwokackiej KPLA Kasolik, Pawlus-Łapa Adwokacka Spółka Partnerska. Niniejszy newsletter w sposób zbiorczy przedstawia najważniejsze zmiany wprowadzone w obowiązującym stanie prawnym, podatkach, rachunkowości oraz kadrach. Zachęcamy do śledzenia wpisów, w celu pozyskania niezbędnych informacji pozwalających w pełni i swobodnie prowadzić działalność gospodarczą. W przypadku pytań związanych z treścią zaprezentowaną w artykule pozostajemy do Państwa dyspozycji.
1. WYTYCZNE UODO DOTYCZĄCE BEZPIECZNEJ WIDEOKONFERENCJI – Urząd Ochrony Danych Osobowych wydał zalecenia mające służyć poprawie bezpieczeństwa przeprowadzania wideokonferencji, które z uwagi na stan epidemii oraz pracę zdalną stały się bardzo popularne. Telekonferencja umożliwia zdalne komunikowanie się wielu osób oraz zdecydowaną oszczędność czasu.
Pierwszym krokiem jest wybór platformy lub programu służącego do kontaktu on-line. Na rynku dostępnych jest wiele rozwiązań, większość pozostaje bezpłatna. Bezwzględnie wymagane jest zapoznanie się z regulaminem lub ogólnymi warunkami użytkowania udostępnionymi przez podmiot świadczący usługi. Należy sprawdzić, czy rozmowy będą nagrywane i przechowywane przez dostawcę. Warto zwrócić uwagę na zakres przekazywanych danych osobowych i cel ich przetwarzania.
Darmowe programy często próbują uzyskać dostęp do lokalizacji, listy kontaktów oraz wielu innych informacji użytkownika. Dokładne czytanie komunikatów może uchronić przed zbytnią ingerencją w prywatność. Większość opcji pozostaje dowolna i nie jest konieczne ich akceptowanie.
Gdy skorzystanie z programu wymaga instalacji aplikacji mobilnej lub desktopowej należy zwrócić uwagę na źródło pochodzenia pliku instalacyjnego, który powinien pochodzić z oficjalnej strony albo sklepu. Warto zabezpieczyć swoją sieć WI-FI silnym hasłem, tak aby uniemożliwić nieuprawniony dostęp osób trzecich.
Istotnym aspektem pozostaje możliwość dołączenia do wideokonferencji. Zalecane jest korzystanie z mechanizmów zabezpieczających dostęp przykładowo obligatoryjne podanie hasła lub PIN-u, który ogranicza dostęp do czatu, szczególnie jeśli spotkanie on-line ma charakter biznesowy oraz poufny.
Warto wspomnieć, iż większość programów automatycznie włącza mikrofon oraz kamerę internetową w momencie przystąpienia do wideokonferencji. Kontrolowanie stanu mikrofonu oraz kamerki umożliwi przekazywanie treści, które użytkownik chce udostępnić, a także zapewni komfort innym uczestnikom, którzy nie będą słyszeli pogłosu i innych niechcianych dźwięków.
Udostępnianie obrazu, pulpitu lub prezentacji powinno nastąpić po zminimalizowaniu albo zamknięciu wszystkich pozostałych okien aplikacji. Tym samym osoby nieuprawnione nie zobaczą treści, która nie jest dla nich przeznaczona. Bardzo przydatną opcją jest maskowanie tła, które uniemożliwia wyświetlania otoczenia, w którym się przebywa.
Wykonywanie rozmów służbowych powinno odbywać się, poprzez szyfrowane połączenie VPN. Ważne jest, aby nie udostępniać indywidualnego linku umożliwiającego dołączenie do wideokonferencji. Jeśli link znajdzie się w nieuprawnionych rękach, możliwe będzie podszywanie się pod osobę, dla której odnośnik został przeznaczony.
Po zakończeniu telekonferencji należy wyłączyć kamerę i mikrofon, a także sprawdzić czy aplikacja została prawidłowo zamknięta. Nawet, jeśli program działa w tle powinno się go wyłączyć.
Przestrzeganie powyższych reguł zapewni ochronę danych osobowych oraz poprawi bezpieczeństwo uczestników wideokonferencji, w tym udostępnienie niechcianych treści. Okres pandemii spowodował zintensyfikowanie się ataków hackerskich. Zwiększona aktywność w sieci niestety sprzyja cyberprzestępczości, która stała się zjawiskiem powszechnym.
2. KTÓRE WYDATKI ZWIĄZANE Z EPIDEMIĄ MOŻNA ZALICZYĆ W KOSZTY UZYSKANIA PRZYCHODU? – Nowe realia wynikające z wprowadzonego stanu epidemii kreują dodatkowe możliwości związane z odliczeniem wydatków poczynionych, w celu walki z epidemią.
Koszty zakupu środków dezynfekujących, maseczek, rękawiczek ochronnych, zabezpieczeń gwarantujących stosowanie wymaganych odległości pomiędzy pracownikami ponoszone przez pracodawców można zaliczyć w koszty uzyskania przychodu.
Przedsiębiorcy są zobowiązani do zapewnienia pracownikom odpowiednich warunków socjalnych oraz narzędzi pracy. W związku z możliwością oddelegowania pracownika do pracy zdalnej powstaje konieczność zapewniania podwładnemu niezbędnego sprzętu np. służbowego komputera, modemu umożliwiającego połączenie z Internetem oraz telefonu komórkowego. Takie wydatki należy traktować analogicznie, jak wydatki związane z wyposażeniem stanowiska pracy i mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów, bowiem wiążą się z zapewnieniem firmie bieżącego oraz sprawnego funkcjonowania. Istnieje, również możliwość odliczenia podatku od towarów i usług w nich zawartego.
3. NOWE OBOWIĄZKI W CZASIE EPIDEMII – Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 29 maja 2020 roku w sprawie ustanowienia określonych ograniczeń, nakazów i zakazów w związku z wystąpieniem stanu epidemii wprowadza nowe obowiązki oraz pewne ułatwienia. Ustawodawca przyzwyczaił wszystkich do wprowadzania obostrzeń związanych z epidemią COVID-19. Tym razem sytuacja obywateli ulega zdecydowanej poprawie.
Z dniem 30 maja 2020 roku w przestrzeni publicznej nie ma już obowiązku zasłaniania ust oraz nosa. Konieczne jest jednak stosowanie 2 metrowego odstępu w miejscach publicznie dostępnych. Obowiązek noszenia maseczek pozostał w obiektach takich jak: sklepy, poczta, kościoły czy komunikacja miejska.
Natomiast od dnia 6 czerwca 2020 roku zniesiony zostanie obowiązek zamknięcia kin, teatrów, siłowni, basenów, klubów fitness. Obiekty kultury masowej pozostaną otwarte dla klientów. Wymagane będzie stosowanie tzw. dystansu społecznego oraz środków dezynfekcyjnych.
Kontrowersje budzi stosowanie zaleceń dla gastronomii, szczególnie w świetle wypowiedzi przedstawicieli władz publicznych. Należy zaakcentować, iż zachowanie odstępów między stolikami, dezynfekcja po każdym kliencie oraz obowiązek zasłaniania twarzy oraz ust do momentu zajęcia miejsca przy wybranym stoliku stanowi obowiązek, a nie zalecenie. Nieprzestrzeganie nowych obostrzeń może spowodować negatywne konsekwencje finansowe przykładowo w postaci administracyjnych kar pieniężnych nakładanych przez organy SANEPID-u.
KPLA Kasolik, Pawlus-Łapa Adwokacka Spółka Partnerska
pl. Szczepański 5/108, 31-011 Kraków
e-mail: kancelaria@kpla.com.pl