Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych został wprowadzony ustawą z dnia 1 marca 2018 roku o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. Ministerstwo Finansów uzasadnia wprowadzenie nowego mechanizmu walki z przestępstwami gospodarczymi potrzebą zwiększenia informacji o osobach sprawujących rzeczywistą kontrolę nad spółkami, które do tej pory często pozostawały anonimowe. Omawiana instytucja stanowi realizację zobowiązania nałożonego na państwa członkowskie przez Unię Europejską. Wprowadzone rozwiązanie ma ułatwić rozpoznawanie tożsamości osób fizycznych w rozbudowanej strukturze przedsiębiorstw (spółek). Kolejne rozwiązania ukierunkowane na gromadzenie informacji o firmach i podatnikach wpisują się w politykę realizowaną od kilku lat przez resort finansów. Zdecydowanie ważniejsze pozostają konsekwencje wprowadzenia Rejestru Beneficjentów, w szczególności nowe wymogi dla osób prowadzących działalność gospodarczą. Dla przedsiębiorcy oznacza to nowe obowiązki, których niezrealizowanie powodować będzie negatywne konsekwencje, przeważnie finansowe. Rejestr Beneficjentów to system, który gromadzi informacje o podmiotach sprawujących kontrolę nad przedsiębiorstwem. Ma publiczny i nieodpłatny charakter.
W celu wyjaśnienia pojęcie samego Beneficjenta Rzeczywistego, niezbędne jest odniesienie się do zapisów ustawy wprowadzającej tę instytucję (art. 2 ust. 2 pkt 1 ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu).
Beneficjent Rzeczywisty spółki to osoba fizyczna:
lub
Nadto, w przypadku spółki, Beneficjentem Rzeczywistym jest:
DOKONANIE ZGŁOSZENIA
Zgłoszenia do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych może dokonać wyłącznie osoba uprawniona do reprezentacji spółki, przykładowo wspólnik spółki lub członek zarządu posiadający prawo reprezentacji podmiotu. Wpisu nie można dokonać pełnomocnik osoby zobowiązanej! Podanie informacji do rejestru jest bezpłatne i dokonywane za pośrednictwem specjalnego formularza dostępnego na stronie www.podatki.gov.pl/crbr/ oraz opatrznego kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP. Wymagane jest podanie podstawowych danych spółki takich jak: nazwa, numer NIP, siedziba oraz informacji o Beneficjencie Rzeczywistym. Często zdarza się, że jedna osoba będzie zarówno wspólnikiem spółki posiadającym więcej niż 25% akcji lub udziałów, jak i posiadaczem prawa do reprezentacji podmiotu. W takiej sytuacji, w ramach jednego zgłoszenia wymagane jest oznaczenie osoby w dwóch kategoriach czyli wspólnika i reprezentanta.
W następstwie dokonania zgłoszenia i weryfikacji pod względem zgodności ze wzorem dokumentu elektronicznego oraz ważności podpisu elektronicznego (profilu zaufanego ePUAP) wydawane jest urzędowe poświadczenie odbioru (UPO).
TERMINY
W przypadku realizacji obowiązku podania danych o Beneficjencie Rzeczywistym najważniejsze jest dochowanie wymaganych terminów. Co do zasady, osoby ujawnione w rejestrze przedsiębiorców KRS (mające prawo do reprezentacji spółki) muszą do 13 kwietnia 2020 roku zgłosić beneficjentów rzeczywistych do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych!
Wskazany powyżej termin nie dotyczy spółek zakładanych po 13 października 2019 roku, bowiem takie spółki dokonują zgłoszenia w ciągu 7 dni od dnia rejestracji spółki w rejestrze przedsiębiorców KRS!
PUŁAPKA czyli aktualizacja danych w rejestrze z zachowaniem odpowiedniego terminu
Osoby obowiązane do dokonaniu wpisu muszą zgłaszać, także zmiany danych ujawnionych uprzednio w CRBR w terminie 7 dni roboczych od dnia dokonania zmiany (soboty i niedziele nie wliczają się w ten termin). Z pozoru bezproblemowy obowiązek stanowi w rzeczywistości pułapkę dla przedsiębiorców. Poprawne wskazanie wymaganego terminu na aktualizację danych w rejestrze wymaga właściwego określenia momentu, w którym zmiany zaczną obowiązywać. I tutaj zaczynają się problemy, bowiem niektóre zmiany obowiązują od ich dokonania/zaistnienia (tzw. wpis deklaratoryjny), natomiast pozostałe dopiero od momentu ujawnienia w Rejestrze Przedsiębiorców KRS (tzw. wpis konstytutywny). Osoby zobligowane do dokonania aktualizacji informacji w Rejestrze Beneficjentów mogą mieć trudność w określeniu terminu, w którym dane muszą zostać zmienione w rejestrze. Przykładowo, zmiana umowy spółki obowiązuje od momentu wpisu tego faktu w KRS, natomiast powołanie lub odwołanie Prezesa Zarządu czy Prokurenta ważne jest od momentu podjęcia uchwały, a informacje widniejące w KRS są tylko potwierdzeniem tego stanu. Obowiązek aktualizacji danych wiąże się z badaniem momentu zaistnienia dokonanych zmian!
Niewykonanie obowiązku zgłoszenia do Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych może spowodować nałożenie kary finansowej w wysokości do 1.000.000,00 zł!
Warto nadmienić, iż obowiązek rejestracji w Centralnym Rejestrze Beneficjentów Rzeczywistych nie dotyczy spółek cywilnych oraz jednoosobowych działalności gospodarczych!
Zgłoszenie dokonywane jest pod rygorem odpowiedzialności karnej za składanie fałszywych zeznań! Osoby zobowiązane do przekazania informacji do Rejestru Beneficjentów muszą podać prawdziwe i rzeczywiste informacje dotyczące zarówno Spółki, jak i Beneficjenta. W przeciwnym wypadku, narażają się na odpowiedzialność karną za składanie fałszywych zeznań.
Warto wskazać, iż osoba, która zgłasza i aktualizuje dane ponosi odpowiedzialność za szkodę wyrządzoną zgłoszeniem nieprawdziwych danych do Rejestru Beneficjentów oraz brak zgłoszenia danych w wymaganym ustawowo terminie.
PROBLEM ZE ZGŁOSZENIEM – CO ROBIĆ?
Problemów w momencie dokonywania zgłoszenia może wystąpić wiele. Zaczynając od kwestii technicznych związanych z podpisaniem zgłoszenia, a kończąc na pomyłce w zgłoszeniu. Co robić w takich sytuacjach? W przypadku problemów natury technicznej uniemożliwiających dokonanie zgłoszenia np. awarii lub brakiem funkcjonowania Rejestru Beneficjentów polegających na dostrzeżeniu komunikatu o awarii na portalu podatkowym Ministerstwa Finansów nie musimy się martwić, bowiem termin ulega wydłużeniu odpowiednio o ilość dni, w których występowała przeszkoda. Usterka nie musi wystąpić w ostatnim dniu. Wystarczy, że zaistnieje w ciągu 7 dni czyli okresie biegu terminu na zgłoszenie, a okres ten zostanie przedłużony. Wątpliwości może wywołać dokonanie zgłoszenia zawierające oczywistą omyłkę. Gdy zdarzy się taka okoliczność, osoba zobowiązana musi złożyć w terminie 3 dni roboczych od dnia stwierdzenia oczywistej omyłki, skorygowane zgłoszenie z poprawnymi danymi.
Zalecane jest zgłaszanie akcjonariuszy, udziałowców, manager’ów spółki oraz członków zarządu, jak również przedstawicieli kadry zarządzającej sprawujących kierownicze stanowiska. W teorii, dla mniejszych spółek bezpieczniejszym rozwiązaniem jest zgłoszenie wszystkich pracowników, niż pominięcie jednej osoby, która powinna zostać wpisana do Rejestru Beneficjentów.
W praktyce dostrzegane są problemy związane z aktualnością CRBR, z uwagi na długi okres od zgłoszenia zmian w rejestrze przedsiębiorców KRS przez przedsiębiorcę do momentu ich dokonania i ogłoszenia w KRS-ie, który może wynosić nawet kilka miesięcy, w przypadku największych miast. Wątpliwości dotyczące zgłoszenia mogą wystąpić w szczególności w przypadku spółek posiadających międzynarodowy charakter i kapitał.
Ustawa jest stosunkowo szczegółowa, jednak zawiera dużo niejasnych pojęć, których interpretacja nie zawsze jest oczywista. Z uwagi na grożące poważne sankcje finansowe zalecane jest, aby w przypadku wątpliwości dotyczących zgłoszenia danej osoby, jednak przesłać informacje do rejestru, w celu uniknięcia negatywnych konsekwencji.
Podsumowując wprowadzone rozwiązania należy stwierdzić, iż w praktyce z pewnością będą występowały trudności w jednoznacznym określeniu statusu Beneficjenta Rzeczywistego i obowiązku dokonania jego zgłoszenia, pomimo dość obszernej ustawowej definicji. Idea walki z przestępstwami gospodarczymi jest słuszna, natomiast funkcjonowanie w obrocie Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych zweryfikuje jego przydatność i prawidłowość dobranych mechanizmów ochronnych. Zalecamy rejestrację osób, co do których występując wątpliwości, z uwagi na grożące bardzo wysokie kary finansowe, których w ten sposób można skutecznie uniknąć! Zgłoszenie osoby do rejestru, mimo braku takiego obowiązku nie jest sankcjonowane!
Niestety, Ministerstwo Finansów po raz kolejny pomaga wdrożyć nowe rozwiązania za pomocą bardzo wysokich kar finansowych, które grożą za brak realizacji ustawowych obowiązków. Z doświadczenia wynika, iż taka polityka jest najskuteczniejsza. Wizja poważnych sankcji finansowych skutecznie motywuje do wdrożenia nowych regulacji, stąd tak powszechne ich stosowanie.